Tâm hạnh phúc - Góp về bình yên!

Quản lý thời gian công việc hiệu quả thực hiện như thế nào?

Quản lý thời gian công việc hiệu quả thực hiện như thế nào?

Quản lý thời gian công việc hiệu quả thực hiện như thế nào?

Quản lý thời gian công việc hiệu quả có lẽ là điều mọi người đều muốn áp dụng và thành công. Việc này có thể giúp bạn luôn hoàn thành công việc đúng hạn với ít áp lực và căng thẳng hơn. Nó cũng sẽ giúp bạn cân bằng giữa công việc và cuộc sống một cách tốt hơn. Nhưng làm thể nào để thực hiện việc tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại khá khó khăn này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé.

1. Thế nào là quản lý thời gian công việc hiệu quả

Quản lý thời gian công việc hiệu quả là phương pháp làm việc thông minh hơn, thay vì chăm chỉ hay với thời lượng nhiều hơn, mà vẫn đảm bảo năng suất làm việc giữ nguyên hoặc cải thiện.

Điều này không có nghĩa là sự làm việc tận tâm, siêng năng là không quan trọng. Tuy nhiên, nếu bạn xử lý công việc hiệu quả mà thời gian không bị kéo dài lâu, nghĩa là bạn có năng lực. Và, bạn đã có sự đầu tư thích đáng cho việc mình đang làm, hoặc đang có trách nhiệm hoàn thành.

Bằng việc quản lý thời gian tốt, bạn sẽ ngày càng tiến bộ và phát triển hơn trong công việc. 

Máy tính ly cà phêQuản lý thời gian tốt, bạn sẽ ngày càng tiến bộ và phát triển hơn trong công việc. Ảnh Pixabay

2. Ích lợi của việc quản lý thời gian công việc hiệu quả

Một số ích lợi của việc quản lý thời gian công việc hiệu quả bạn sẽ dễ dàng nhận thấy gồm, bạn có thể:
    

  • Loại bỏ hoặc giảm bớt xu hướng trì hoãn
  • Kiểm soát được và giảm mức độ căng thẳng của bản thân
  • Hoàn thành công việc đúng thời hạn. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng đối với bất kỳ nhân viên nào. Nó sẽ giúp tạo cho bạn uy tín là người làm việc chất lượng và đạt tiêu chuẩn cao
  • Có nhiều thời gian hơn dành cho những đam mê ngoài công việc
  • Luôn cân bằng được giữa công việc, gia đình và các mối quan hệ trong cuộc sống. Đây là động lực tiếp thêm năng lượng cho bạn làm việc và ngược lại. Làm việc hiệu quả với lượng thời gian ít hơn sẽ giúp bạn có thời gian dành cho các mối quan tâm khác về gia đình, người thân, bạn bè. Đây là một vòng xoay tích cực có lợi cho bạn

3. Quản lý thời gian công việc hiệu quả như thế nào

Làm thế nào để quản lý thời gian công việc hiệu quả? Bạn có thể tham khảo một số cách khá hữu ích dưới đây:

3.1. Thực hiện những việc quan trọng trước

Chúng ta thường có xu hướng lựa chọn những việc dễ dàng hoặc cần ít thời gian để làm trước. Điều này nhằm tạo cảm giác đạt được thành tựu nào đó. Một số người thì thích lựa ra công việc khó chịu nhất để làm trước cho xong. 

Tuy nhiên, tốt hơn hết là bạn nên ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng, bất kể việc đó có khó hay không. Đây là cách quản lý thời gian công việc hiệu quả. Vì, bạn sẽ không bị trễ nải một công việc quan trọng, cần thiết. Bạn cũng không bị áp lực quá mức về thời gian giống như khi bạn để dành nó đến cuối cùng.

Ưu tiên công việc theo mức độ quan trọngBạn nên ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng. Ảnh Pixabay

3.2. Hãy phân bố thời gian làm việc của bạn một cách hợp lý

Bạn có thể lập kế hoạch ngày làm việc của mình vào sáng sớm hoặc từ tối hôm trước, với thứ tự công việc theo mức độ ưu tiên và quan trọng, gồm:

  • A: là nhiệm vụ quan trọng nhất phải hoàn thành trong ngày. Nếu có nhiều nhiệm vụ A, thì bạn gắn nhãn chúng theo thứ tự A1, A2,…tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng
  • B: là nhiệm vụ ít quan trọng hơn A, bạn không bao giờ chuyển qua B nếu A vẫn còn tồn đọng
  • C: là những nhiệm vụ không có áp lực về thời gian, sẽ rất tốt nếu bạn có thể hoàn thành trong ngày, nhưng cũng không có vấn đề gì, và không ảnh hưởng gì đến nhiệm vụ khác hoặc người khác nếu nó được hoàn thiện vào ngày hôm sau

Phân bố thời gian làm việc hợp lýPhân bố thời gian làm việc của bạn một cách hợp lý. Ảnh Pixabay

3.3. Đặt giới hạn thời gian cho mỗi nhiệm vụ trong ngày của mình

Khi đã có danh sách những việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, bạn hãy đặt giới hạn thời gian cho từng nhiệm vụ. Điều này đảm bảo rằng bạn không để các nhiệm vụ của mình kéo dài và chiếm nhiều thời gian hơn lượng thực sự mà chúng cần. Nó cũng sẽ giúp bạn tập trung cao độ trong mỗi mục công việc và quản lý ngày của mình một cách hiệu quả. Bạn cũng sẽ chủ động nắm được những gì bạn có thể đạt được trên thực tế.

3.4. Xác định khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất

Quản lý thời gian công việc hiệu quả không có nghĩa là thực hiện cứng nhắc kế hoạch của mình, nghĩa là bạn không nhất thiết thực hiện lần lượt các nhiệm vụ trong ngày theo thứ tự thời gian. Điều quan trọng là bạn xác định được đâu là khung giờ bạn hoạt động tốt nhất với năng suất cao nhất. Bạn hãy thực hiện những mục quan trọng đã lên danh sách trong khoảng thời gian này, và dành những giờ khác để hoàn thành những việc ít quan trọng hơn. 

Xác định thời gian làm việc hiệu quảXác định thời gian làm việc hiệu quả nhất. Ảnh Pixabay

3.5. Đừng tham lam thực hiện nhiều mục công việc một lúc

Việc ôm đồm thực hiện quá nhiều nhiệm vụ một lúc chính là kẻ thù của năng suất. Vì, cuối cùng bạn sẽ không làm được việc gì ra việc cả. Thay vì vậy, bạn hãy tập trung hoàn toàn vào từng nhiệm vụ một và hoàn thành chúng trước khi chuyển sang mục tiếp theo.

3.6. Loại bỏ phiền nhiễu

Một cách giúp quản lý thời gian công việc hiệu quả đó chính là loại bỏ phiền nhiễu khi bạn cần tập trung.
Việc tắt thông báo điện thoại, bật chế độ “không làm phiền” và đặt ranh giới cho không gian làm việc của bạn sẽ vô cùng hữu ích, dù bạn có làm việc tại văn phòng hay tại nhà.

Bạn có thể lưu ý với những người xung quanh hoặc đồng nghiệp những “dấu hiệu” chứng tỏ bạn đang cần không gian để tập trung cao độ cho công việc. Ví dụ, bạn kéo rèm văn phòng, đóng cửa phòng hay thông báo trực tiếp cho mọi người trước khi bạn cần khoảng thời gian để làm việc quan trọng.

Loại bỏ phiền nhiễuLoại bỏ phiền nhiễu. Ảnh Pixabay

3.7. Học cách nói không

Nói không một cách lịch sự nhưng cương quyết là cả một nghệ thuật. Nếu bạn làm chủ được khả năng này, bạn sẽ cảm thấy kiểm soát được thời gian công việc của mình hơn rất nhiều. Ví dụ bạn có thể dựa vào khả năng và sự hỗ trợ xung quanh để xác định được mình có thể hoàn thành một nhiệm vụ, một dự án trong bao lâu. Và bạn hãy nói không nếu được đề nghị hoàn thành nó quá gấp gáp. Tất nhiên, bạn cần có cơ sở để trình bày với cấp trên về mốc thời gian. Điều này sẽ cho thấy bạn là người chu đáo và chủ động trong công việc của mình. 

3.8. Cân nhắc hậu quả của việc làm điều gì đó so với việc ko thực hiện nó

Nếu bạn đang trì hoãn, hoặc có tư tưởng đó về một nhiệm vụ công việc, hãy tự hỏi bản thân: “Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không hoàn thành việc này ngay?”. Nếu câu trả lời là “Không nhiều”, thì có lẽ việc đó không quan trọng lắm. Tuy nhiên, nếu bạn biết rõ rằng sẽ có hậu quả nghiêm trọng xảy ra nếu bạn cứ kéo dài, thì bạn sẽ tập trung, nỗ lực hơn để làm việc. Sự cân nhắc này mang lại thêm động lực mà bạn cần. 

Cân nhắcCân nhắc hậu quả của việc làm điều gì đó so với việc ko thực hiện nó. Ảnh Pixabay

3.9. Đôi khi, sự trì hoãn lại là một dấu hiệu tích cực

Thỉnh thoảng, sự thôi thúc bạn trì hoãn công việc có thể đang mách bảo bạn điều gì đó, ví dụ như bạn đang mệt mỏi và cần nghỉ ngơi. Lúc này, bạn có thể dành chút thời gian để thư giãn. Đôi khi, việc để đầu óc lang thang, tưởng tượng và sáng tạo cũng rất có lợi cho công việc.

Khả năng quản lý thời gian công việc hiệu quả sẽ giúp bạn làm việc tốt và kiểm soát được thời gian trong ngày của mình. Nó cũng sẽ đem lại sự cân bằng cho công việc và các lĩnh vực khác trong cuộc sống của bạn. Nếu bạn đã thực hành việc quản lý này thành thói quen, nhưng đến một thời điểm bạn nhận thấy, bản thân không muốn thực hiện việc nào trong số những nhiệm vụ mình đã lên danh sách, thì có lẽ bạn cần xem xét lại mình còn muốn tiếp tục làm công việc này nữa hay không. Vì nếu khi đã loại bỏ các yếu tố tác động mà bạn vẫn thấy không còn yêu thích công việc hay thường xuyên mất hứng thú, thì đây không phải là điều bình thường.

BBT Vuisong.net tổng hợp


Nguồn tham khảo chính:

The top 10 time management tips to work smarter not harder, Bernard Marr, Forbes.com